Biuro Organizacyjno-Finansowe
Dyrektor: Krzysztof Fijołek
Z-ca Dyrektora: Agnieszka Borucka
tel. (22) 458 77 09
Biuro Organizacyjno-Finansowe realizuje zadania z zakresu obsługi finansowo-księgowej, zarządzania zasobami ludzkimi oraz spraw pracowniczych w tym członków Krajowej Izby Odwoławczej, kancelaryjno-archiwalnej, informatycznej, administracyjnej, organizacyjno-technicznej przedsięwzięć realizowanych przez Urząd, a także zapewnia przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Do zadań Biura w zakresie obsługi finansowo-księgowej Urzędu, należy w szczególności:
1) opracowywanie projektów budżetu Urzędu, szczegółowego preliminarza wydatków, planów inwestycyjnych;
2) przygotowanie sprawozdań oraz informacji o realizacji budżetu;
3) dysponowanie, w ramach posiadanych upoważnień, środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu;
4) prowadzenie bieżącej analizy realizacji budżetu urzędu i innych środków pozostających w dyspozycji Urzędu;
5) prowadzenie księgowości oraz obsługi bankowo-kasowej Urzędu;
6) współpraca z Departamentem Odwołań w zakresie rozliczania kosztów postępowania odwoławczego oraz wpisu;
7) rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz członków Krajowej Izby Odwoławczej, w tym sporządzenie listy płac i dokonywanie naliczenia składek na ubezpieczenia;
8) prowadzenie bieżącej analizy środków finansowych na wynagrodzenia;
9) prowadzenie analizy zobowiązań finansowych Urzędu wobec pracowników, z którymi zawarto umowy o dofinansowanie nauki oraz analizy wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie szkoleń;
10)obsługa i rozliczanie ZFŚS;
ll)obsługa projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków Unii europejskiej lub innych projektów w których uczestniczy Urząd.
Do zadań Biura w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi i spraw pracowniczych członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników niemnożnikowych należy w szczególności:
1) opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz ich realizacja;
2) organizowanie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej a także konkursów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
3) koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz wartościowaniem stanowisk pracy;
4) koordynowanie i merytoryczne wspieranie komórek organizacyjnych w procesie przeprowadzania pierwszej oceny w służbie cywilnej i ocen okresowych oraz analizowanie ich wyników;
5) prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji szkoleń oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
6) prowadzenie spraw z zakresu służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
7) wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie opracowywania i realizacji Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego pracowników oraz monitorowanie ich realizacji w Urzędzie;
8) organizowanie praktyk studenckich;
9) prowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu;
10) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej;
11) prowadzenie spraw pracowniczych związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury;
12) prowadzenie spraw związanych z czasem i dyscypliną pracy w Urzędzie;
13) ewidencjonowanie krajowych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
14) bieżące informowanie Dyrektora Generalnego o pracownikach zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;
15) prowadzenie akt osobowych i kadrowo-płacowej bazy danych pracowników Urzędu;
16) prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją.
Do zadań Biura w zakresie obsługi kadrowo-szkoleniowej Krajowej Izby Odwoławczej wynikającej z przepisów Kodeksu Pracy i ustawy Prawo Zamówień Publicznych należy w szczególności:
1) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla członków Krajowej Izby Odwoławczej;
2) ustalanie i przygotowywanie informacji w zakresie uprawnień pracowniczych członków Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności do świadczeń pieniężnych i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy;
3) planowanie, organizowanie i koordynowanie szkoleń członków Krajowej Izby Odwoławczej w celu ich doskonalenia zawodowego;
4) przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych dot. pracy Krajowej Izby Odwoławczej (regulaminy, zarządzenia) oraz innych dokumentów;
5) prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi członków Krajowej Izby Odwoławczej;
6) współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w ramach wykonywanych czynności z zakresu zarządzania i prawa pracy wobec członków KIO.
Do zadań Biura należy także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które zapewnia pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.
Do zadań Biura w zakresie informatycznym należy w szczególności:
1) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej, systemów i narzędzi informatycznych Urzędu w szczególności:
a) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
b) opracowywanie i realizacja polityki bezpieczeństwa informatycznego Urzędu,
c) współpraca techniczna z podmiotami realizującymi na rzecz Urzędu projekty informatyczne oraz nadzór nad prawidłową realizacją tych projektów w powierzonym zakresie,
d) wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych oraz sprawowanie nadzoru nad ich prawidłowym działaniem,
e) dokonywanie analizy potrzeb Urzędu w zakresie wyposażenia w sprzęt informatyczny oraz oprogramowanie, dokonywanie zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania,
f) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania, bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
g) instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy, monitorowanie poprawności działania tego sprzętu i usuwanie bieżących usterek, współpraca w ramach serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego z właściwymi wykonawcami,
h) prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek,
i) współpraca z podmiotami świadczącymi usługi serwisu sprzętu informatycznego Urzędu,
j) przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia w postępowaniach z zakresu IT,
k) bieżące przesyłanie zgłoszeń (o niewłaściwym działaniu) do administratora platformy ePUAP, przekazywanych przez komórki merytoryczne Urzędu;
2) Udział w projektach z zakresu informatyzacji systemu zamówień publicznych prowadzonych w Urzędzie;
3) Współpraca Urzędu z innymi podmiotami w zakresie informatyzacji państwa, w tym w zakresie działań Urzędu dotyczących elektronizacji zamówień publicznych.
Do zadań Biura w zakresie obsługi kancelaryjno-archiwalnej i obiegu dokumentów należy w szczególności:
1) obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej, polegająca na jej przyjmowaniu, ewidencjonowaniu i kierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej;
2) wysyłanie korespondencji z Urzędu, Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych materiałów przekazanych z właściwych komórek organizacyjnych;
3) skanowanie pism wpływających do Urzędu;
4) obsługa bezpośrednia i telefoniczna klientów Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wpływającej korespondencji;
5) obsługa recepcji;
6) klasyfikowanie dokumentacji Urzędu, prowadzenie archiwum zakładowego oraz organizacja procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej, po upływie terminu jej przechowywania;
7) nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnym z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu;
8) obsługa sekretariatów Kierownictwa;
9) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd;
10)prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
11) prowadzenie rejestru skarg na funkcjonowanie Urzędu i jego pracowników;
12) prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez dyrektora generalnego;
13) wykonywanie czynności gońca związanych z obsługą UZP i KIO.
Do zadań Biura w zakresie obsługi administracyjnej należy zapewnienie innej
niż wymieniona w ust. 2-7, bieżącej obsługi administracyjno-biurowej Urzędu,
w szczególności:
1) opracowywanie planów zamówień publicznych;
2) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem polityk, zasad i wytycznych związanych z programami wspólnotowymi współfinansującymi przedmioty prowadzonych postępowań w celu zapewnienia jednostce niezbędnych dostaw, usług i robót budowlanych a w szczególności:
a) analiza i definiowanie potrzeb,
b) przygotowywanie wniosków finansowych, specyfikacji i projektów umów,
c) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji postępowań,
d) współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
e) współpraca z instytucjami zarządzającymi programami unijnymi,
f) współpraca z wykonawcami;
3) prowadzenie zamówień, których wartość nie przekracza progów, od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu obejmujących również zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
4) wsparcie komórek merytorycznych w projektach, w których uczestniczy Urząd w szczególności współfinansowanych ze środków UE przy przygotowywaniu postępowań o udzielenie zmówienia publicznego;
5) koordynowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowywania niezbędnych danych i informacji do realizacji zamówień centralnych prowadzonych przez Centralnego Zamawiającego, w których uczestniczy Urząd w szczególności:
a) bieżąca współpraca z Centralnym Zamawiającym,
b) obsługa i monitorowanie wspólnej platformy zakupowej prowadzonej przez Centralnego Zamawiającego w zakresie przydzielonych Urzędowi uprawnień;
6) prowadzenie ewidencji inwentarzowej, indywidualnych kart wyposażenia będącego na stanie pracowników UZP oraz współpraca w tym zakresie z księgowością;
7) prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek urzędowych;
8) gromadzenie informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych UZP o nieuiszczaniu opłat skarbowych przez klientów Urzędu i wysyłanie zbiorczej informacji do odpowiedniego organu administracji podatkowej.
Do zadań Biura w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej należy:
1) administrowanie pomieszczeniami Urzędu oraz wyposażeniem meblowym;
2) zapewnienie obsługi techniczno-porządkowej m.in. w zakresie wykonywania drobnych napraw i usuwania usterek;
3) zapewnienie wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów oraz w zakresie ewakuacji pracowników;
4) zaopatrywanie Urzędu w niezbędne wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne oraz inne konieczne zakupy;
5) prowadzenie dokumentacji samochodów służbowych i rozliczanie czasu pracy kierowców;
6) obsługa Urzędu w zakresie przewozu osób i dokumentacji;
7) zapewnianie pracownikom Urzędu niezbędnych przepustek i legitymacji;
8) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania infrastruktury telefonicznej oraz kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy;
9) administrowanie systemem automatycznej identyfikacji kluczy do pomieszczeń zajmowanych przez UZP i KIO.
Do zadań Biura należy także:
1) wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników platformy aukcyjnej i licytacyjnej oraz udział w pracach modernizacyjnych platform;
2) obsługa wydawanego przez Prezesa, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą, w szczególności zapewnienie wsparcia merytorycznego dla klientów systemu, udział w pracach modernizacyjnych BZP;
3) obsługa posiedzeń Rady Zamówień Publicznych.