2015-12-15

Biuro Organizacyjno-Finansowe

Dyrektor: Krzysztof Fijołek

Z-ca Dyrektora: Agnieszka Borucka

tel. (22) 458 77 09

 

Biuro Organizacyjno-Finansowe realizuje zadania z zakresu obsługi finansowo-księgowej, zarządzania zasobami ludzkimi oraz spraw pracowniczych w tym członków Krajowej Izby Odwoławczej, kancelaryjno-archiwalnej, informatycznej, administracyjnej, organizacyjno-technicznej przedsięwzięć realizowanych przez Urząd, a także zapewnia przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

Do zadań Biura w zakresie obsługi finansowo-księgowej Urzędu, należy w szczególności:

1) opracowywanie projektów budżetu Urzędu, szczegółowego preliminarza wydatków, planów inwestycyjnych;
2) przygotowanie sprawozdań oraz informacji o realizacji budżetu;
3) dysponowanie, w ramach posiadanych upoważnień, środkami finansowymi pozostającymi w dyspozycji Urzędu;
4) prowadzenie bieżącej analizy realizacji budżetu urzędu i innych środków pozostających w dyspozycji Urzędu;
5) prowadzenie księgowości oraz obsługi bankowo-kasowej Urzędu;
6) współpraca z Departamentem Odwołań w zakresie rozliczania kosztów postępowania odwoławczego oraz wpisu;
7) rozliczanie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz członków Krajowej Izby Odwoławczej, w tym sporządzenie listy płac i dokonywanie naliczenia składek na ubezpieczenia;
8) prowadzenie bieżącej analizy środków finansowych na wynagrodzenia;
9) prowadzenie analizy zobowiązań finansowych Urzędu wobec pracowników, z którymi zawarto umowy o dofinansowanie nauki oraz analizy wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na finansowanie szkoleń;
10)obsługa i rozliczanie ZFŚS;
ll)obsługa projektów finansowanych i współfinansowanych ze środków Unii europejskiej lub innych projektów w których uczestniczy Urząd.


 

Do zadań Biura w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi i spraw pracowniczych członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników niemnożnikowych należy w szczególności:
1) opracowywanie rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie oraz ich realizacja;
2) organizowanie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej a także konkursów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
3) koordynowanie spraw związanych ze sporządzaniem i aktualizacją opisów stanowisk pracy oraz wartościowaniem stanowisk pracy;
4) koordynowanie i merytoryczne wspieranie komórek organizacyjnych w procesie przeprowadzania pierwszej oceny w służbie cywilnej i ocen okresowych oraz analizowanie ich wyników;
5) prowadzenie spraw z zakresu planowania i organizacji szkoleń oraz podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
6) prowadzenie spraw z zakresu służby przygotowawczej nowo zatrudnionych pracowników;
7) wsparcie merytoryczne komórek organizacyjnych w zakresie opracowywania i realizacji Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego pracowników oraz monitorowanie ich realizacji w Urzędzie;
8) organizowanie praktyk studenckich;
9) prowadzenie spraw wynikających ze stosunku pracy pracowników Urzędu;
10) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej;
11) prowadzenie spraw pracowniczych związanych z przechodzeniem pracowników na renty i emerytury;
12) prowadzenie spraw związanych z czasem i dyscypliną pracy w Urzędzie;
13) ewidencjonowanie krajowych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
14) bieżące informowanie Dyrektora Generalnego o pracownikach zobowiązanych do składania oświadczeń majątkowych;
15) prowadzenie akt osobowych i kadrowo-płacowej bazy danych pracowników Urzędu;
16) prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi i etatyzacją.
 

 

Do zadań Biura w zakresie obsługi kadrowo-szkoleniowej Krajowej Izby Odwoławczej wynikającej z przepisów Kodeksu Pracy i ustawy Prawo Zamówień Publicznych należy w szczególności:
1) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej dla członków Krajowej Izby Odwoławczej;
2) ustalanie i przygotowywanie informacji w zakresie uprawnień pracowniczych członków Krajowej Izby Odwoławczej, w szczególności do świadczeń pieniężnych i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy;
3) planowanie, organizowanie i koordynowanie szkoleń członków Krajowej Izby Odwoławczej w celu ich doskonalenia zawodowego;
4) przygotowywanie projektów aktów wewnątrzzakładowych dot. pracy Krajowej Izby Odwoławczej (regulaminy, zarządzenia) oraz innych dokumentów;
5) prowadzenie analiz i statystyk, sprawozdawczości i informacji związanych ze sprawami personalnymi członków Krajowej Izby Odwoławczej;
6) współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w ramach wykonywanych czynności z zakresu zarządzania i prawa pracy wobec członków KIO.


 

Do zadań Biura należy także przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które zapewnia pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

Do zadań Biura w zakresie informatycznym należy w szczególności:
1) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury informatycznej, systemów i narzędzi informatycznych Urzędu w szczególności:
    a) administrowanie siecią informatyczną Urzędu,
    b) opracowywanie i realizacja polityki bezpieczeństwa informatycznego Urzędu,
    c) współpraca techniczna z podmiotami realizującymi na rzecz Urzędu projekty informatyczne oraz nadzór nad prawidłową realizacją tych projektów w powierzonym zakresie,
    d) wdrażanie systemów i narzędzi informatycznych oraz sprawowanie nadzoru nad ich prawidłowym działaniem,
    e) dokonywanie analizy potrzeb Urzędu w zakresie wyposażenia w sprzęt informatyczny oraz oprogramowanie, dokonywanie zakupu niezbędnego sprzętu i oprogramowania,
    f) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, oprogramowania, bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
    g) instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy, monitorowanie poprawności działania tego sprzętu i usuwanie bieżących usterek, współpraca w ramach serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego z właściwymi wykonawcami,
    h) prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek,
    i) współpraca z podmiotami świadczącymi usługi serwisu sprzętu informatycznego Urzędu,
    j) przygotowywanie opisów przedmiotu zamówienia w postępowaniach z zakresu IT,
    k) bieżące  przesyłanie  zgłoszeń  (o  niewłaściwym  działaniu)  do  administratora platformy ePUAP, przekazywanych przez komórki merytoryczne Urzędu;
2) Udział w projektach z zakresu informatyzacji systemu zamówień publicznych prowadzonych w Urzędzie;
3) Współpraca Urzędu z innymi podmiotami w zakresie informatyzacji państwa, w tym w zakresie działań Urzędu dotyczących elektronizacji zamówień publicznych.


 

Do zadań Biura w zakresie obsługi kancelaryjno-archiwalnej i obiegu dokumentów należy w szczególności:
1) obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej, polegająca na jej przyjmowaniu, ewidencjonowaniu i kierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej;
2) wysyłanie korespondencji z Urzędu, Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych materiałów przekazanych z właściwych komórek organizacyjnych;
3) skanowanie pism wpływających do Urzędu;
4) obsługa bezpośrednia i telefoniczna klientów Urzędu oraz Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie wpływającej korespondencji;
5) obsługa recepcji;
6) klasyfikowanie dokumentacji Urzędu, prowadzenie archiwum zakładowego oraz organizacja procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej, po upływie terminu jej przechowywania;
7) nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów zgodnym z Instrukcją Kancelaryjną Urzędu;
8) obsługa sekretariatów Kierownictwa;
9) prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych przez Urząd;
10)prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej;
11) prowadzenie rejestru skarg na funkcjonowanie Urzędu i jego pracowników;
12) prowadzenie rejestru zarządzeń i upoważnień wydawanych przez dyrektora generalnego;
13) wykonywanie czynności gońca związanych z obsługą UZP i KIO.


 

Do zadań Biura w zakresie obsługi administracyjnej należy zapewnienie innej
niż wymieniona w ust. 2-7, bieżącej obsługi administracyjno-biurowej Urzędu,
w szczególności:
1) opracowywanie planów zamówień publicznych;
2) prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z uwzględnieniem polityk, zasad i wytycznych związanych z programami wspólnotowymi współfinansującymi przedmioty prowadzonych postępowań w celu zapewnienia jednostce niezbędnych dostaw, usług i robót budowlanych a w szczególności:
    a) analiza i definiowanie potrzeb,
    b) przygotowywanie wniosków finansowych, specyfikacji i projektów umów,
    c) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji postępowań,
    d) współpraca w tym zakresie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,
    e) współpraca z instytucjami zarządzającymi programami unijnymi,
    f) współpraca z wykonawcami;
3) prowadzenie zamówień, których wartość nie przekracza progów, od których istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu obejmujących również zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej;
4) wsparcie komórek merytorycznych w projektach, w których uczestniczy Urząd w szczególności współfinansowanych ze środków UE przy przygotowywaniu postępowań o udzielenie zmówienia publicznego;
5) koordynowanie i prowadzenie spraw z zakresu przygotowywania niezbędnych danych i informacji do realizacji zamówień centralnych prowadzonych przez Centralnego Zamawiającego, w których uczestniczy Urząd w szczególności:
    a) bieżąca współpraca z Centralnym Zamawiającym,
    b) obsługa i monitorowanie wspólnej platformy zakupowej prowadzonej przez Centralnego Zamawiającego w zakresie przydzielonych Urzędowi uprawnień;
    6) prowadzenie ewidencji inwentarzowej, indywidualnych kart wyposażenia będącego na stanie pracowników UZP oraz współpraca w tym zakresie z księgowością;
    7) prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek urzędowych;
    8) gromadzenie informacji z poszczególnych komórek organizacyjnych UZP o nieuiszczaniu opłat skarbowych przez klientów Urzędu i wysyłanie zbiorczej informacji do odpowiedniego organu administracji podatkowej.


 

Do zadań Biura w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej należy:
1) administrowanie pomieszczeniami Urzędu oraz wyposażeniem meblowym;
2) zapewnienie obsługi techniczno-porządkowej m.in. w zakresie wykonywania drobnych napraw i usuwania usterek;
3) zapewnienie wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów oraz w zakresie ewakuacji pracowników;
4) zaopatrywanie Urzędu w niezbędne wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne oraz inne konieczne zakupy;
5) prowadzenie dokumentacji samochodów służbowych i rozliczanie czasu pracy kierowców;
6) obsługa Urzędu w zakresie przewozu osób i dokumentacji;
7) zapewnianie pracownikom Urzędu niezbędnych przepustek i legitymacji;
8) nadzór nad prawidłowością funkcjonowania infrastruktury telefonicznej oraz kontroli dostępu z rejestracją czasu pracy;
9) administrowanie systemem automatycznej identyfikacji kluczy do pomieszczeń zajmowanych przez UZP i KIO.


 

Do zadań Biura należy także:
1) wsparcie funkcjonalne i merytoryczne użytkowników platformy aukcyjnej i licytacyjnej oraz udział w pracach modernizacyjnych platform;
2) obsługa wydawanego przez Prezesa, w formie elektronicznej Biuletynu Zamówień Publicznych, w którym zamieszczane są ogłoszenia przewidziane ustawą, w szczególności zapewnienie wsparcia merytorycznego dla klientów systemu, udział w pracach modernizacyjnych BZP;
3) obsługa posiedzeń Rady Zamówień Publicznych.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się